“每天的事情太多，總是做不完”，這恐怕是現(xiàn)代人遇到的普遍問題，尤其是在那些發(fā)展特別快的行業(yè)里，比如IT 領(lǐng)域、媒體行業(yè)和金融行業(yè)。相對于在大機(jī)構(gòu)、大公司里工作的人，創(chuàng)業(yè)者或者為小公司工作的人，對這個(gè)問題的體會(huì)可能更深。“羅輯思維”的創(chuàng)始人羅振宇先生在2016—2017 跨年演講中把我說成是效率極高的人，此后很多人問我如何提高效率，以便能做更多的事情。
其實(shí)，一個(gè)人的效率是很難提高的，自己唯一能夠控制的就是少做一點(diǎn)事情，有些無關(guān)緊要的事情就不要做了，而不是擠壓時(shí)間把所有的事情湊合做完。這里想和大家分享谷歌和臉譜網(wǎng)等公司所提倡的一種做事方法，或許對大家能有所啟發(fā)。
谷歌在2006 年成立了中國分公司后，我就把自己手里負(fù)責(zé)的和亞太市場有關(guān)的產(chǎn)品都轉(zhuǎn)交給了李開復(fù)。雖然我不再負(fù)責(zé)和地區(qū)相關(guān)的產(chǎn)品的研發(fā)，但是每年還會(huì)到中國出一次差，幫助李開復(fù)指導(dǎo)一些項(xiàng)目。而李開復(fù)作為大中華區(qū)的負(fù)責(zé)人，自然希望北京和上海的工程師們的工作得到總部的認(rèn)可。
但是這個(gè)被認(rèn)可的過程卻非常漫長。
谷歌總部一開始對中國研發(fā)團(tuán)隊(duì)的評價(jià)并不高，主要是有苦勞但沒有功勞。最初，北京三四個(gè)工程師抵不上山景城谷歌總部的一個(gè)工程師，雖然這和中國大學(xué)的教育多少有點(diǎn)兒關(guān)系，但是中國工程師的效率按理說不該這么低。這個(gè)情況李開復(fù)當(dāng)年在微軟并沒有遇到過，于是讓我?guī)椭治鲈颉?/span>
我到了北京，發(fā)現(xiàn)中國的工程師們其實(shí)并不比山景城的清閑，但是從效果上看產(chǎn)出量卻不高。大家都是要求上進(jìn)的人，因此他們自己也很焦慮。我把一些工程師叫到會(huì)議室，讓他們把手中的工作一項(xiàng)項(xiàng)都列出來，他們每個(gè)人至少列出了四五項(xiàng)要做的工作，有的人可能更多。拿到這些工作清單后我問他們，如果你們完成了其中的一半，是否就不再那么焦慮了，他們大部分人都給了我肯定的回答。這也合情合理，工作少了一半，壓力也應(yīng)該少一半。不過，我告訴他們，當(dāng)大家每人完成了兩三項(xiàng)任務(wù)也就是一半工作之后，他們手上的任務(wù)依然是四五項(xiàng)，不會(huì)減少，甚至有可能更多，因?yàn)樾碌娜蝿?wù)又來了。
在互聯(lián)網(wǎng)公司里，永遠(yuǎn)不可能有把工作全部做完的時(shí)候，因?yàn)檫@個(gè)行業(yè)發(fā)展太快，而變化又常常難以預(yù)測，這和微軟那樣的傳統(tǒng)軟件公司情況不一樣。按照傳統(tǒng)的軟件工程方法開發(fā)軟件，任務(wù)是事先定義清楚的。任務(wù)不定義清楚就開始工作是被禁止的，雖然在開發(fā)的過程中目標(biāo)可以有所變動(dòng)，但是變動(dòng)不大。因此，工程師們只要在規(guī)定的時(shí)間之前完成自己的模塊就可以。隨著時(shí)間的推移，剩下的工作會(huì)越來越少，最終會(huì)有一個(gè)終點(diǎn)。
互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)品開發(fā)則不同，它是一個(gè)動(dòng)態(tài)迭代的過程，大部分時(shí)候我們無法清晰定義一個(gè)靜態(tài)的版本。在開發(fā)過程中，新的問題總是不斷地涌現(xiàn)、不斷地加進(jìn)來，遇到的每一個(gè)問題似乎都有必要立即解決，因此不存在把工作隊(duì)列清空的可能性。在這樣的大背景下，一個(gè)人所追求的不應(yīng)該是完成了百分之幾或者百分之幾十的工作，而是做完了哪幾件重要的事情。
一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的員工，應(yīng)該善于找到最重要的工作，并且優(yōu)先完成它們，而這恰恰是所有新員工都欠缺的技能。在山景城，新員工永遠(yuǎn)只占公司總?cè)藬?shù)的一小部分，因此他們很容易在有經(jīng)驗(yàn)的員工帶動(dòng)下快速掌握工作方法;而在中國，幾乎所有的工程師都是剛畢業(yè)的學(xué)生，沒有人告訴他們從學(xué)校到一個(gè)世界一流的公司后該怎樣工作，因此雖然大家很忙，卻沒有對公司的發(fā)展產(chǎn)生什么重大效果。
在谷歌等美國公司里，上述這種每天應(yīng)付事務(wù)性工作的人被稱為pseudo worker ，直譯出來就是“偽工作者”。這些人每天把自己搞得很忙，他們所做的工作可能也是公司里面存在的，但是那些工作(也被稱為“偽工作”)不產(chǎn)生什么效果。在IT 行業(yè)，如果一個(gè)公司里這樣的偽工作者很多，完成的偽工作很多，用不了多久，它在競爭中就要處于下風(fēng)。
2016 年，曾經(jīng)是全球最大的互聯(lián)網(wǎng)公司的雅虎被威瑞森電信公司(Verizon )收購，標(biāo)志著一個(gè)時(shí)代的結(jié)束。雅虎從互聯(lián)網(wǎng)的標(biāo)志性公司走到被收購的悲慘地步有很多原因，其中之一就是太多員工做了太多的偽工作。為了理解這一點(diǎn)，大家只要看看他們產(chǎn)品的變化就能知道。雖然雅虎不斷地在改版，但那些修改既不增加什么新的功能，也沒有讓人覺得使用起來更方便。在被收購前的10 年里，雅虎鮮有新產(chǎn)品出現(xiàn)。如果要說雅虎的人不努力工作，倒也不是。在工作狂梅耶爾擔(dān)任雅虎首席執(zhí)行官期間，在她的高壓下，員工不可能懈怠，但是幾年來就是不產(chǎn)生效果。這就是全公司處于偽工作狀態(tài)的結(jié)果。
谷歌和臉譜網(wǎng)在管理上顯然比雅虎更積極主動(dòng)，它們對于員工的評價(jià)不在于他有多忙、寫了多少代碼，甚至不是完成了多少產(chǎn)品的改進(jìn)，而在于產(chǎn)生了多大的效果。也就是說，那些偽工作者即使平時(shí)再忙，也會(huì)被淘汰。
回到谷歌中國的管理上。2008 年后，谷歌搞了“工程大使”(engineering embassador )計(jì)劃，讓更多的來自山景城總部有經(jīng)驗(yàn)的工程師幫助世界各地的工程師團(tuán)隊(duì)，輔導(dǎo)新員工梳理工作方式。對于中國分公司，谷歌還特意讓那里的中國員工經(jīng)常性地長期出差到山景城，加入到有經(jīng)驗(yàn)的工程師團(tuán)隊(duì)里工作。這樣經(jīng)過大約兩年的時(shí)間，偽工作的情況得到了解決，中國研發(fā)團(tuán)隊(duì)的貢獻(xiàn)也得到了總部的認(rèn)可。由此可見，大部分年輕人只要給予正確的指導(dǎo)，他們的表現(xiàn)會(huì)有非常大的提高。說到這里你可能要問，怎樣才能防止員工成為偽工作者呢?我想最重要的是明確兩點(diǎn)。
首先，管理者要讓員工站在“做什么事情能讓公司最大獲益”的高度去工作。這樣，他們才能在做不完的工作中動(dòng)腦筋去尋找那些對公司最有幫助的事情去做，而不是簡單應(yīng)付老板派下來的任務(wù)，然后向老板交差。在一個(gè)知識(shí)型企業(yè)中，管理者不可能也不應(yīng)該對員工進(jìn)行事無巨細(xì)的管理，因?yàn)閱T工的主動(dòng)性很重要。
其次，管理者要讓員工明白，他們積極工作(而不是消極完成任務(wù))，最大的受益方是自己。公司里不免有員工對自己、環(huán)境、周圍人的態(tài)度、所給予的機(jī)會(huì)等有不滿意的情緒，此時(shí)他們會(huì)消極對待工作，不自覺地成為不動(dòng)腦筋的偽工作者。有些鬼精的人，甚至?xí)憩F(xiàn)出一種任勞任怨的態(tài)度，也不和老板爭執(zhí)，被動(dòng)地從老板指派的工作中找一些容易的工作來做，而不是揀那些有影響力卻比較難的工作去完成。當(dāng)老板問起來時(shí)，他們會(huì)講自己在認(rèn)真工作，工作量也看似很滿。至于為什么很多重要的工作沒有做，他們會(huì)推說是因?yàn)闀r(shí)間實(shí)在是不夠。對于這樣的人，一般老板還真拿他們沒有辦法，在考評時(shí)只好讓他及格。但是這些人實(shí)際上在坑自己，因?yàn)槟切﹤喂ぷ髯龅迷蕉?，個(gè)人進(jìn)步就越慢，甚至能力還會(huì)倒退。我在很多國有企業(yè)中，看到過大量的偽工作者。
當(dāng)然，管理者本身也存在類似的問題，他們甚至比一般員工面臨更多的選擇，什么事情需要做、什么事情可以不做，不僅關(guān)乎自己的前途，還影響到周圍很多人。很多管理者動(dòng)不動(dòng)就修改規(guī)章制度，世界上沒有一種制度是完美的，因此他們不免左右搖擺、矯枉過正，最后改了一圈，又回到了原點(diǎn)。有道是“一將無能，累死千軍”，偽工作的管理者便是如此。
很多我們看上去非做不可的事情，其實(shí)想通了并沒有那么重要。有時(shí)候換一個(gè)角度來審視我們所做的事情，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，舍棄一些事情也未嘗不可。再寬泛地講，在生活中也是如此。如果靜下心來總結(jié)一下就會(huì)發(fā)現(xiàn)，我們其實(shí)常常把時(shí)間浪費(fèi)在那些可做可不做的事情上。
所以，當(dāng)你因?yàn)榭傄哺刹煌甑墓ぷ鞫箲]時(shí)，不妨試試先停下來，重新梳理一遍手邊的工作：主動(dòng)地站在對公司業(yè)務(wù)幫助最大的角度，站在提升自己能力的角度，把那些最重要的工作找出來并完成它們。試試看，這樣你的工作狀態(tài)會(huì)不會(huì)發(fā)生改變。
當(dāng)我們處于工作永遠(yuǎn)做不完的狀態(tài)時(shí)，依然需要有時(shí)間欣賞身邊的風(fēng)景。羅振宇和我就偽工作者這一話題進(jìn)行了進(jìn)一步的交流，我們總結(jié)了幾點(diǎn)在一些IT 行業(yè)偽工作和偽工作者典型的特征。
1. 那些既不能給公司帶來較大收益，又不能給用戶帶來價(jià)值的改進(jìn)和“升級(jí)”，很多是偽工作。比如，在互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)里，如果一個(gè)產(chǎn)品中某些功能或者設(shè)計(jì)上線之后生命周期不到三個(gè)月，那么當(dāng)初很多開發(fā)的工作都是偽工作。按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)衡量，微軟在Windows 、Office (基于Windows 操作系統(tǒng)的辦公軟件套裝)和IE (網(wǎng)頁瀏覽器)上很多工作其實(shí)都是偽工作。
2. 有的人明明能夠通過學(xué)習(xí)一種新技能更有效地工作，卻偏偏要守著過去的舊工具工作，甚至手工操作，這種人是典型的偽工作者。
3. 在做事情前不認(rèn)真思考，做事時(shí)通過簡單的試錯(cuò)方法(trial and error )盲目尋找答案。
4. 做產(chǎn)品不講究質(zhì)量、不認(rèn)真測試，上線后不停地修補(bǔ)，總是在花費(fèi)很多的時(shí)間和精力找漏洞和打補(bǔ)丁。
5. 不注重用有限的資源解決95%的問題，而是把大部分時(shí)間和精力用于糾結(jié)不重要的5% 的問題。
6. 每次開會(huì)找來大量不必要的人員旁聽，或者總?cè)⒓幽切┎槐匾獏⒓拥臅?huì)議